10 Astuces pour Gérer sa Compta en 30 Minutes par Mois (et Gagner du Temps Libre !)
#15 Comment être efficace pour mettre a jour sa compta
Aujourd’hui, on va parler d’un sujet qui, avouons-le, peut vite devenir un vrai casse-tête : la comptabilité. Combien d’entre vous se reconnaissent en train de passer tout leur week-end à scanner des tickets, fouiller dans leurs relevés bancaires, et recopier des tonnes d’informations dans un Excel qui finit par ressembler à un casse-tête chinois ? Eh bien, si c’est votre cas, rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls. Mais j’ai une bonne nouvelle : il y a mieux à faire de votre temps que de le passer à scanner des tickets ! Alors, voici 10 conseils pour optimiser votre compta et ne plus y passer plus de 30 minutes par mois. Oui, c’est possible, et voici comment :
1. Utiliser une application de scan en temps réel
La première erreur classique, c’est d’accumuler les tickets et de se dire qu’on va tout traiter plus tard. Spoiler alert : ça n’arrive jamais sans que ça devienne une montagne. La solution ? Scanner vos tickets au fur et à mesure avec une application connectée à votre logiciel comptable. Que ce soit Dext, Tiime, ou autre, l’idée est d’utiliser un outil qui numérise instantanément vos reçus, identifie automatiquement le montant, la TVA, et le type de dépense. C’est comme un assistant personnel dans votre poche. Dès que vous payez, sortez l’appli, scannez, et voilà !
L’avantage ? Vous évitez d’oublier des tickets et surtout, vous ne perdez plus de temps à les rechercher plus tard dans un sac ou une poche.
2. Ne vous stressez pas si vous perdez un ticket à 10 €
On a tous déjà perdu un ticket ou deux, et croyez-moi, ce n’est pas la fin du monde. Si vous vous angoissez pour chaque ticket de 10 € que vous ne retrouvez pas, vous allez finir par passer des heures à chercher des petites sommes qui n’ont finalement qu’un faible impact sur votre compta. Soyez discipliné, mais ne soyez pas maniaque. La compta, c’est avant tout une question de proportion. Perdre un petit ticket, c’est tolérable ; ce qui ne l’est pas, c’est de perdre du temps à en chercher des dizaines.
3. Faire une liste des sites où télécharger vos factures une fois par mois
Pour toutes les dépenses récurrentes que vous faites en ligne (abonnements, logiciels, frais professionnels), je vous conseille de faire une liste des sites sur lesquels vous devez télécharger vos factures tous les mois. Prenez 10 minutes en début de mois pour vous connecter à chaque site (en ayant sauvegardé les mots de passe dans votre navigateur pour aller plus vite), téléchargez toutes les factures en une seule fois, et stockez-les dans un dossier bien organisé sur votre ordinateur ou dans un cloud.
Vous évitez ainsi de vous retrouver avec des frais bancaires que vous ne pouvez pas justifier faute de facture. C’est rapide, efficace, et vous avez tout sous la main au moment de faire votre compta.
4. Centraliser votre facturation sur un seul outil connecté à la compta
Si vous utilisez encore plusieurs outils pour émettre des factures, il est temps de centraliser tout ça ! Choisissez un outil de facturation (comme Pennylane, QuickBooks, ou Sage) qui se connecte à votre logiciel de compta. L’avantage ? Toutes les factures de vente que vous créez se synchronisent automatiquement avec votre comptabilité.
Vous n’aurez plus besoin de recopier manuellement les informations de vos factures, tout se fait automatiquement. En plus, vous pouvez suivre en temps réel les paiements et les relances clients. Moins de stress, plus d’efficacité !
5. Autoriser votre comptable à récupérer vos relevés bancaires
Si votre banque le permet, donnez un mandat à votre comptable pour qu’il puisse récupérer automatiquement vos relevés bancaires chaque mois. Cela évite de devoir vous connecter, télécharger, puis envoyer les relevés. En plus, cela garantit que votre comptabilité est toujours à jour, sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Si vous préférez garder la main, faites-le au moins une fois par mois pour ne pas accumuler les tâches. Téléchargez votre relevé, importez-le dans votre logiciel de compta, et laissez l’automatisation faire le reste.
6. Intégrer un système de rapprochement bancaire automatique
Un bon logiciel de compta offre un outil de rapprochement bancaire. Utilisez-le ! Cet outil associe automatiquement chaque transaction de votre relevé bancaire à une facture ou un reçu déjà enregistré. Par exemple, si vous avez payé 300 € pour un abonnement logiciel, le système le repère et l’associe directement à la facture correspondante, si elle a déjà été scannée et téléchargée.
Là encore, le gain de temps est énorme. Plutôt que de rechercher manuellement chaque ligne du relevé pour vérifier à quoi elle correspond, le logiciel le fait pour vous en quelques secondes.
7. Opter pour un seul moyen de paiement professionnel
Un moyen simple pour réduire le temps passé sur votre compta est de limiter le nombre de moyens de paiement que vous utilisez. Utilisez une seule carte bancaire pour toutes vos dépenses professionnelles, et évitez de mélanger avec des paiements en espèces ou sur d’autres comptes. Cela facilite grandement le suivi de vos dépenses, et évite de devoir jongler avec plusieurs sources pour les réconcilier.
Cela simplifie aussi le rapprochement bancaire, car toutes les transactions sont concentrées sur un seul compte.
8. Planifier 30 minutes de compta par mois, pas plus !
Fixez-vous un rendez-vous mensuel pour la compta. Bloquez 30 minutes dans votre agenda, de préférence en début de mois. Lors de cette séance, scannez les tickets que vous n’avez pas encore enregistrés, téléchargez les factures des sites que vous avez listés, et importez votre relevé bancaire.
En étant régulier, vous n’accumulerez jamais de retard. Cela devient une routine, et vous évitez le stress de devoir tout faire en une seule fois, ou pire, de laisser traîner jusqu’à la fin de l’année.
9. Prioriser l’essentiel : la TVA et les ventes
Quand vous gérez votre compta, gardez en tête que l’essentiel, c’est de bien suivre vos encaissements et vos décaissements. Ce qui compte surtout, c’est de vérifier que vous avez bien toutes les pièces justificatives pour récupérer la TVA et que vos factures de vente sont bien enregistrées.
Si vous vous concentrez sur ces éléments clés, vous pouvez être sûr que votre comptabilité sera en ordre et que vous ne passerez pas des heures sur des détails inutiles.
10. Faire confiance à votre comptable pour le reste
Enfin, rappelez-vous que vous n’êtes pas comptable, et que ce n’est pas votre métier. Faites le strict minimum pour garder votre comptabilité à jour et faites confiance à votre expert-comptable pour les tâches plus techniques ou complexes. C’est son métier, et il est là pour ça. Ne cherchez pas à tout contrôler ou à tout vérifier, car cela risquerait de vous faire perdre du temps inutilement.
Conclusion : de la discipline, mais pas de surmenage !
En résumé, avoir une comptabilité propre et à jour, sans y passer des heures, c’est possible. Il suffit de mettre en place des routines simples, de centraliser ses outils, et de ne pas s’encombrer avec des détails superflus. Si vous suivez ces 10 conseils, vous verrez que gérer sa compta peut se faire en 30 minutes par mois. Mais cela demande de la discipline et une bonne organisation. Alors, êtes-vous prêts à relever le défi ? Parce qu’au final, une compta bien tenue, c’est du temps libre et une charge mentale en moins.