Comment Organiser ses Notes de Frais
#2 Les frais (Sans Se Prendre la Tête)
Bienvenue à tous dans ce nouvel épisode de "La Compta sans Migraine", où l'on va aborder un sujet qui vous concerne tous : les notes de frais. Oui, je vous entends déjà soupirer. Mais ne partez pas si vite, vous allez voir, je vous promets qu'à la fin de cet article, vous saurez exactement comment transformer cette corvée administrative en une routine simple, claire, et surtout sans migraine !
Alors, attrapez un café, installez-vous confortablement, et c’est parti pour une petite séance de rangement malin. Oui, oui, on va parler d’organisation, mais on va rendre ça aussi fun que possible.
Étape 1 : Pourquoi Ranger ses Notes de Frais est si Important
D’abord, pourquoi on se prend la tête avec les notes de frais ? Eh bien, c'est simple : c’est une question de clarté comptable et de respect des règles fiscales.
En gros, vous avez deux types de dépenses dans votre entreprise :
Celles que vous payez directement avec les sous de la société.
Celles que vous payez de votre poche, et que vous voulez bien sûr vous faire rembourser.
Dans les deux cas, vous avez besoin de preuves (les fameuses notes de frais) pour justifier ces paiements. Ces preuves, vous allez les utiliser pour récupérer la TVA, optimiser vos impôts, et surtout éviter des problèmes avec l'administration fiscale. Alors autant bien faire les choses dès le début, non ?
Étape 2 : L'Enveloppe Magique - Ranger par Mois
Maintenant, passons aux choses concrètes. Vous vous souvenez des enveloppes qu’on utilisait pour ranger nos sous de poche quand on était petits ? Eh bien, on va faire pareil pour vos notes de frais.
Le Concept : Une Enveloppe par Mois
L’idée est simple mais terriblement efficace : vous allez ranger vos notes de frais dans une enveloppe dédiée pour chaque mois. Pas d’outils compliqués, juste une enveloppe. Voilà le plan :
Trouvez 12 enveloppes (ou pochettes, peu importe, du moment que vous pouvez y glisser vos papiers sans les perdre).
Étiquetez-les avec le nom des mois : Janvier, Février, Mars… jusqu’à Décembre.
À chaque fois que vous faites une dépense professionnelle, vous glissez la note de frais dans l’enveloppe correspondant au mois en question.
Cette méthode a deux avantages :
Simplicité : pas besoin de chercher pendant des heures, toutes vos notes de frais sont triées par mois.
Visibilité : si jamais vous avez un doute ou que vous devez retrouver une facture précise, vous savez déjà où regarder.
Petit bonus : si vous avez plusieurs types de dépenses (par exemple, des dépenses faites avec la carte de la société et d'autres faites de votre poche), vous pouvez aussi utiliser deux enveloppes par mois. Ça vous évitera de mélanger les types de dépenses et ça simplifiera la compta.
Astuce : Photographiez vos Notes de Frais !
Un petit conseil de pro avant de continuer : photographiez vos notes de frais avec votre téléphone avant de les ranger. Les tickets, ça a une fâcheuse tendance à se dégrader avec le temps. La chaleur, l’humidité, ou même la qualité du papier peuvent rendre certaines infos illisibles. Avec une photo, vous aurez toujours une copie numérique en cas de pépin.
Étape 3 : Créez un Tableau Excel Simple et Efficace
Maintenant que vos notes de frais sont bien rangées, il est temps de passer à l’étape suivante : le suivi sur Excel. Pas de panique, ça va être plus simple qu’il n’y paraît. Pas besoin d’être un expert en tableurs, promis.
Les Colonnes Magiques d'Excel
Ouvrez un tableau Excel et commencez par créer ces colonnes basiques :
Date de la dépense : Quand la dépense a-t-elle eu lieu ?
Libellé de la dépense : Qu’est-ce que c’était ? Par exemple, "repas client", "achat de matériel", etc.
Montant TTC : Le total de la dépense (toutes taxes comprises).
Montant de la TVA : La TVA que vous allez récupérer. C’est souvent indiqué sur la note de frais, sinon calculez-la en divisant le montant TTC par 1,2 si la TVA est à 20 %.
Moyen de paiement : C’est là que vous précisez comment la dépense a été payée. Avec la carte de la société ? Ou avec vos propres sous (note de frais à rembourser) ?
Type de dépense : Classification importante. Est-ce une dépense de frais généraux (repas, déplacement, etc.) ou de matériel ? C’est important de bien indiquer cette information pour suivre vos coûts de manière précise.
Un Exemple Concret pour Vous Aider
Imaginons que vous alliez déjeuner avec un client en janvier. Vous payez avec votre carte personnelle. Voici comment vous allez remplir votre tableau :
À la fin de chaque mois, vous allez faire la somme de toutes ces dépenses. Pourquoi ? Parce que cela vous permettra de suivre les frais engagés par la société et ceux que vous devrez vous faire rembourser. Mais aussi de déclarer la TVA à récupérer de manière précise.
L'Intérêt d'Un Suivi Précis
Un tableau Excel bien tenu vous permet d’avoir une vue claire sur vos finances. Vous savez ce que vous dépensez chaque mois, pour quels motifs, et surtout, vous pouvez anticiper les éventuels remboursements à faire à vos associés ou à vous-même. Cela aide aussi à récupérer la TVA de manière régulière sans rien oublier.
Étape 4 : Rembourser les Notes de Frais
Dernière étape, et pas des moindres : le remboursement des notes de frais. Si vous avez payé de votre poche des dépenses professionnelles, vous devez vous faire rembourser. Là encore, rien de bien sorcier, mais il faut être rigoureux.
Vérifiez votre tableau Excel : À la fin du mois, jetez un œil à votre tableau Excel pour identifier les dépenses que vous avez faites en tant qu'associé (les "notes de frais à rembourser"). Vous allez devoir préparer un document récapitulatif pour justifier la somme que vous allez récupérer.
Préparez une note de frais : Ce document n’est rien d’autre qu’un récapitulatif de vos dépenses personnelles liées à l’entreprise, avec les montants TTC et la TVA, comme vous l’avez fait dans Excel.
Faites-vous rembourser : Vous pouvez vous rembourser directement depuis le compte de la société, ou passer par votre comptable pour enregistrer cette opération de manière propre.
En Résumé : La Méthode Zéro Stress pour Gérer ses Notes de Frais
Si on récapitule, voici ce que vous avez appris aujourd’hui :
Ranger les notes de frais mois par mois dans des enveloppes, pour ne rien perdre et éviter le chaos.
Créer un tableau Excel avec les bonnes colonnes pour suivre les dépenses, la TVA, et le moyen de paiement.
Rembourser les frais que vous avez avancés de votre poche de manière claire et documentée.
Vous voyez, ce n’était pas si compliqué ! Avec un peu de méthode et d’organisation, vous allez rapidement prendre le pli et gérer vos notes de frais deviendra une simple formalité.
Et souvenez-vous : un bon suivi des notes de frais, c’est plus de clarté pour votre comptabilité, moins de stress pour vous, et surtout… zéro migraine !